Viele Unternehmen setzen bereits seit einigen Jahren oder zumindest Monaten auf die Effizienz virtueller Teams. Insbesondere weltweit verteilte Teams arbeiten effizient mit verschiedenen Collaboration Tools zusammen. Doch noch vielmehr Unternehmen haben sich bis jetzt nicht mit virtueller Zusammenarbeit beschäftig. Doch spätestens seit Covid-19 ist eines klar: Wir müssen in unserer Zusammenarbeit digitaler werden – und das am besten gestern.

Dieser Blogbeitrag zeigt mit welchen Tools Sie schnell remote gehen.

Wie wird mein Team digital – 5 Fähigkeiten, die das Team braucht

Covid-19 stellt nicht nur Krankenhäuser, Regierungen und Eltern vor eine große Herausforderung. Auch Unternehmen sind stark gefordert. Will man nicht auf die Zusammenarbeit verzichten und das Unternehmen komplett schließen, setzt man auf Telearbeit oder Home Office. Selbst Unternehmen, die sich bis dato Telearbeit nicht vorstellen konnten, sind nun gezwungen von jetzt auf gleich digital zu werden.

In meinem Podcast-Interview mit Markus Reitshammer sprechen wir mitunter über die Schwierigkeiten der EDV-Branche in diesem Zusammenhang. Schließlich ist nicht jeder gleich mit Laptop und Smartphone ausgestattet. Oftmals fehlen auch die erforderlichen Programme und der Zugriff zum Download dieser Anwendungen ist meist auch nicht möglich.

Aber was brauchen Teams wirklich? Womit soll begonnen werden? Welche Tools machen für virtuelle Teams tatsächlich Sinn? Was ist die Mindestausstattung? Und wie geht man vor?

Ich arbeite bereits seit einigen Jahren auch mit virtuellen Teams. Als Innovationsberaterin habe ich Kunden in Deutschland, Österreich und Italien und nicht immer ist es mir möglich auch vor Ort zu sein. So arbeite ich schon mal von Zuhause aus und navigiere meine Teams durch die virtuelle Welt der Zusammenarbeit.

Es gibt mittlerweile viele Möglichkeiten als Team virtuell zusammenzuarbeiten. Eines der wohl bekanntesten Tools ist Microsoft Teams aus dem Office365 Paket. Auch Tools wie Microsoft Planner, Trello, Whiteboard oder Zoom werden oftmals im selben Atemzug wie virtuelles Arbeiten genannt.

Was braucht es jedoch wirklich? Womit lässt sich auch in virtuellen Teams gut arbeiten?

Überlegen Sie sich zunächst welche Aufgaben Sie virtuell abwickeln möchten? Handelt es sich lediglich um regelmäßige Meetings und Präsentationen? Wollen Sie sich regelmäßig über alle Zeitzonen hinweg mit Ihrem Team austauschen? Geht es Ihnen jedoch auch um die gemeinsame Entwicklung neuer Ideen? Wollen Sie Pläne visualisieren und dabei auch noch Tasks verteilen?

Jede dieser Fragen führt zu einer anderen Schlüsselfähigkeit von virtuellen Teams.

1. Fähigkeit: Echtzeitkommunikation in virtuellen Teams

Nahezu jeder von uns war bereits in einer Telefon- oder Videokonferenz. Diese können mitunter auch lästig sein. Möglicherweise kennen sie ähnliche Situation wie in dem Video?

Da sind Stimmen verzehrt, keine Bilder verfügbar und die Internetverbindung hängt.

Wenn Sie auf einen persönlichen Austausch im Team wert legen, dann empfehle ich Ihnen dringend das Verwenden der Videofunktion. So sehen Sie die Gesichter des Teams, die Stimmungen und jeder fühlt sich schneller und besser beteiligt.

Videos sorgen für ein Gefühl des Zusammenseins in einem Raum, auch wenn dieser virtuell ist.

Das Arbeiten mit Videos hat noch einen anderen Vorteil. Sie können Abstimmungen auch mit Gesten, wie z.B. Daumen hoch, durchführen. So muss nicht jeder laut JA sagen.

Wie?

Für Videokonferenzen stehen Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung. Zoom ist dabei eine durchaus beliebte Variante und ermöglicht die Teilnahme via Link.

Als Organisator brauchen Sie jedoch eine Lizenz, die Sie auf der Webseite von Zoom erhalten. (link)

Die Teilnehmer sollten sich bereits im Vorfeld um den Download des Programmes kümmern, ansonsten verlieren Sie hier viel Zeit zu Beginn.

Auch mit Microsoft Teams (enthalten im Office365 Paket) und bis 2021 sogar kostenfrei verfügbar, können Sie einfach Videokonferenzen durchführen.

Selbstverständlich ist auch Skype bzw. Skype for Business eine gute Möglichkeit.

Ich selbst nutze Zoom aus folgenden Gründen:

• Einfaches Organisieren und Einladen
• Hervorragende Bild- und Tonqualität
• Aufzeichnen der Videosessions möglich
• Teilen von Dokumenten, Bildschirm, Präsentationen möglich
• Durchführung von sogenannten Break-out-Sessions möglich. Sie können die Teilnehmer in Kleingruppen einteilen und in eigene Räume zur Diskussion schicken.
• Mit rund 13 Euro pro Monat hält sich die Investition in Grenzen.

2. Fähigkeit: Asynchrone Kommunikation in virtuellen Teams

Insbesondere weltweit agierende Teams stehen vor einer Herausforderung: Nicht immer sind alle zur selben Zeit verfügbar (Stichwort: Zeitverschiebung). Um auch zwischen Videokonferenzen im Austausch zu sein, eignen sich alle Tools zur asynchronen Kommunikation. Personen können dann antworten, wenn sie Zeit haben. Fragen können sofort gestellt werden.

Wie?

In Microsoft Teams gibt es auch die Möglichkeit zu chatten. Eines der wohl beliebtesten Tools ist Slack. Hier lassen sich Kategorien und Themen anlegen. So vermeiden Sie unnötige Emails und können Nachrichten zum jeweiligen Thema posten.

Slack lässt sich mitunter auch in Microsoft Teams integrieren.

3. Fähigkeit: Inhalt und Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten

Virtuelle Teams arbeiten oftmals an denselben Dokumenten, zur selben Zeit. Da stellen sich schnell Fragen wie: Wo finde ich die aktuelle Version? Wo soll ich diese abspeichern?  Wer bekommt Zugriff und welche Rechte?

Wichtig ist, dass jeder mit demselben Tool arbeitet. Nur so bleiben Dokumente up-to-date.

Wie?

In der Praxis hat sich wiederum Microsoft Teams bewährt, wenn Sie auch alle anderen Dinge damit organisieren.

Ansonsten eignet sich auch Google Drive. Jeder kann auf die Dokumente zugreifen und diese bearbeiten.

4. Fähigkeit: Organisiert bleiben

Gerade bei virtuellen Teams ist die transparente Verteilung von Aufgaben erfolgsentscheidend. Wer übernimmt welche Aufgabe bis wann? Und wie genau lautet die Aufgabe? Damit virtuelle Teams nicht am Thema vorbei arbeiten, ist eine genaue Definition unerlässlich. Dazu eignen sich sogenannte KANBAN Boards, die vor allem im agilen Projektmanagement eine hohe Bedeutung haben.

Wie?

Auch hier bietet Microsoft mit dem Planner (enthalten im Office365 Paket) ein gutes Tool. Arbeitspakete können angelegt und verteilt werden. Die Aufgaben können kommentiert und Checklisten und Dokumente hinterlegt werden. Der Planner lässt sich im Microsoft Teams integrieren.

Eine kostenlose Variante ist Trello, das sehr ähnlich funktioniert wie Planner. Gerade Softwareteams arbeiten mit Jira.

Sie können jedoch auch Werkzeuge wie Mural oder Conceptboard verwenden.

Ich persönlich arbeite mit Planner oder Trello.

5. Fähigkeit: Visualisieren

Einen Bildschirm zu teilen reicht oftmals nicht aus. Insbesondere, wenn Sie gemeinsam an Ideen, Plänen oder Strategien arbeiten möchten, sollten Sie in eine gute visuelle Collaboration Möglichkeit investieren.

Ich persönlich nutze folgende Werkzeuge:

Whiteboard: Ist direkt in Microsoft Teams verfügbar. Es gibt auch eine App, die auch am iPad gut funktioniert. Wenn Sie dann noch mit dem Apple Pencil arbeiten, lässt sich alles realisieren, was Sie auch auf Flipchart oder Whiteboard machen würden.

Jamboard: Dabei handelt es sich um ein Werkzeug von Google, das einfach verfügbar ist und sowohl über den Browser, als auch über eine App funktioniert. Hier können Sie nicht nur zeichnen, sondern auch Stickys befüllen, Bilder einfügen und Links hinterlegen.

Conceptboard und Mural: Beides sind großartige Werkzeuge für die virtuelle Zusammenarbeit. Sie bieten umfangreiche Schulungsmaterialien und Vorlagen. So können Business Model Canvas, Customer Journeys und SWOT Analysen direkt als Vorlage aufgerufen werden. Die Teammitglieder können gemeinsam an Ideen arbeiten und alles ist immer in Echtzeit für die anderen ersichtlich.

Mir persönlich gefällt Mural besser. Hier lassen sich auch Voting Sessions einfach umsetzen. Die Teams können auch offline an den Boards weiterarbeiten.

Mural lässt sich mit Slack und Microsoft Teams verbinden.

Auch Zoom bietet ein Whiteboard für die Verwendung während einer Videokonferenz.

Conclusio:

Nun haben Sie einige Tools zur virtuellen Zusammenarbeit kennengelernt. Überlegen Sie sich zunächst welche Fähigkeiten Sie und Ihr Team brauchen und testen Sie die Werkzeuge. Anbieter wie Conceptboard oder Mural bieten 30 Tage kostenlose Testphasen an. So finden Sie schnell heraus welche Werkzeuge für Sie funktionieren.

Microsoft stellt Teams bis 2021 sogar kostenlos zur Verfügung. Möglicherweise hilft Ihnen dieses Tool bereits digitaler zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie Hilfe brauchen oder gerade die ersten gemeinsamen Meetings begleitet werden möchten, dann melden Sie sich gerne bei uns.