Projekt Beschreibung

Ausgangssituation:

Ein Dienstleistungsunternehmen aus München mit 150 Mitarbeitern beschließt die interne Kommunikation und den Wissensaustausch durch eine digitale Collaboration Plattform zu erweitern. Das Vorhaben hört sich im ersten Moment einfach an, doch schnell wird dem internen Projektteam klar, dass einige Hindernisse die Umsetzung gefährden können.

Wissen wird in der aktuellen Situation als Vorsprung gegenüber Kollegen empfunden. Daher bleibt man sprichwörtlich auf Informationen und auf Wissen sitzen um gefragt werden zu müssen. Das gibt einerseits einen Wissensvorsprung und andererseits eine Bestätigung der eigenen Person. „Ich bin mehr wert, wenn andere mich fragen müssen“, ist eine Aussage, die immer wieder im Unternehmen auftaucht. Das Projektteam merkt, dass eine einfache Einführung einer Collaboration Plattform dieses Denken nicht ändern wird. Daher wendet sich das Team an mich.

In einem Erstgespräch stand schnell fest, dass auch das Projektteam noch nicht zu 100 Prozent vom Projekt und vom Thema überzeugt war. Unterschiedliche Perspektiven führten zu verschiedenen Zielen und Vorstellungen.

Zielsetzung:

Gemeinsam soll ein Change-Projekt aufgesetzt werden, das die Kollegen einbindet, beteiligt und motiviert sich und ihr Verhalten zu verändern.

Vorgehensweise:

1.) Bedarfsermittlung

Zunächst bekam das Projektteam den Auftrag Kolleginnen und Kollegen hinsichtlich Ihrem aktuellen Verhalten zu befragen. Sie sollten folgende Fragen stellen:

  • Welche Informationen holt ihr ein?
  • Wie holt ihr diese Informationen ein?
  • welche Informationen werden bei euch eingeholt und wie?
  • Welcher Aufwand entsteht bei euch?

Ziel war es Ansatzpunkte für einen Bedarf zu entdecken. Wann ist jemand bereit sich zu ändern? Wenn ein Bedarf bzw. die Dringlichkeit dazu besteht.

2.) 2-Tages Workshop zur gemeinsamen Zielfindung

Die Ergebnisse bildeten die Basis für einen zweitägigen Workshop, indem nicht nur ein gemeinsames Zielbild zur Frage „Wohin wollen wir mit dem Thema Collabarotion?“ entwickelt wurde, sondern auch über Strategien, Ziele und mögliche Stolpersteine gesprochen wurde.

Innerhalb des Workshops entschieden wir uns für eine agile Vorgehensweise, da wir den genauen Projektverlauf und vor allem auch die Wünsche und Anforderungen der Kollegen zu diesem Zeitpunkt noch nicht genau kannten.

So entwickelten wir aus den Strategien und Mittelzielen ein Backlog – also einen Anforderungskatalog, den wir danach in 14-tägigen Abstimmungsschleifen (Sprints) umsetzten.

3.) Agiles Projektmanagement

Alle 14 Tage bespricht das Projektteam wo es aktuell steht, welche neuen Anforderungen sich aus Gesprächen ergeben und was in den folgenden 14 Tagen bearbeitet werden soll.

Diese Vorgehensweise führt einerseits zu einer hohen Motivation des Teams und andererseits zu einer hohen Beteiligung der Kollegen, die nun von Beginn weg ins Projekt eingebunden werden.

Die Collaboration Plattform wird mit den Mitarbeitern für die Mitarbeiter entwickelt und nicht einfach nur übergestülpt.

Dabei nimmt vor allem die laufende Kommunikation einen wesentlichen Part ein.

Welches Projekt steht bei Ihnen als nächstes an? In welchem Projekt wollen Sie Ihre Mitarbeiter beteiligen und einbinden? Gerne unterstütze ich Sie dabei.