Kommunikation ist ein Prozess und geht nie aus. Einmal kommuniziert ist keinmal. Um ehrlich zu sein, du kannst gar nicht zu oft kommunizieren, sondern eher zu wenig, ganz nach Konrad Lorenz

„Gesagt ist noch nicht gehört,

gehört ist noch nicht verstanden,

verstanden ist noch nicht einverstanden,

einverstanden ist noch nicht getan,

getan ist noch nicht beibehalten.”

Man könnte davor noch den Satz „Gedacht ist noch nicht gesagt“ ergänzen, da ich in der Praxis oftmals erlebe, dass Führungskräfte sich Dinge zwar denken, aber nicht aussprechen. Die Mitarbeiter wissen das ohnehin. Ja, klar, die können auch Gedanken lesen. 🙂

In Veränderungsprozessen wie der agilen Transformation solltest du vier verschiedene Zielsetzungen in der Kommunikation verfolgen – also was du mit deiner Kommunikation erreichen möchtest.

Interne Kommunikation im Change – Die vier Phasen

In der ersten Phase geht es darum Menschen für das Thema, also die agile Reise, zu begeistern, ein WOW zu erhalten und Akzeptanz zu schaffen.

In der zweiten Phase geht es um das Mobilisieren, das Aufzeigen von Dingen, die schon gut laufen.

In der dritten Phase hast du das Ziel die Motivation über die lange Dauer zu stärken und Fortschritte aufzuzeigen.

In der vierten Phase möchtest du die Veränderung festigen und nachhaltig verankern.

In den nächsten Punkten erkläre ich dir die jeweilige Phase näher und was genau du tun kannst, um die jeweiligen Ziele zu erreichen.

Phase 1

Du möchtest begeistern und mitreißen. Was kannst du dafür tun: Schreib zunächst deine Change Story. Lade dann zu einem Event ein und bringe Beispiele.

Möglichkeiten

Haben Menschen erstmal ein Grundverständnis, dann wird es ihnen auch plausibler, was warum von statten geht. Wie kannst du deine Mitarbeiter dieses Grundverständnis vermitteln?

Einer unserer Kunden hat ein blended learning-Konzept angewandt: es wurden Videos bereitgestellt und zudem informierten die Führungskräfte zur agilen Transformation. Mithilfe eines Moderationsleitfadens leiteten sie innerhalb der Teams kleine Einheiten zur Sensibilisierung an.
Ein anderes Unternehmen hat Grundlagen-Schulungen für alle angeboten. Solche Schulungen müssen nicht lang sein.

Anderthalb Tage reichen oft völlig aus, um Grundsätzliches zu vermitteln und für Spaß und Lust bei der Beschäftigung mit Agilität zu sorgen. So ändert sich das Mindset der Mitarbeiter – und das hilft ungemein!

2. Phase – Mobilisieren

Nun liegt es an dir die Mitarbeiter zu beteiligen und zu gewinnen. Erst vor kurzem habe ich mit einer Führungskraft gesprochen, die ganz überrascht war wie engagiert Mitarbeiter sind, wenn man sie lässt und dazu einlädt.

Ziele

Dazu kannst du unter anderem die Techniken und Formate verwenden. Beispielsweise Open Space Agility, Open Space Beta, Kill a stupid rule, Elephant in the room, W hoch 3

Setze erste Impulse, mache deinen Change sichtbar!

Es ist gesagt, jetzt muss auch getan werden! Schon bald nach der Ankündigung sollten die ersten Zeichen der Veränderung zu sehen sein!
Das Management-Team und das Transformations-Team sollten sich überlegen, was die ersten Aktionen sein werden, die den Mitarbeitern zeigen „Es geht wirklich los!“ Was würde in deinem Unternehmen das Gefühl befördern, dass etwas passiert, dass etwas vorangeht?

Positiver Beginn

Wichtig ist, dass diese ersten Aktionen auf jeden Fall positiv besetzt sein sollten. Du möchtest an dieser Stelle nicht das ganze Unternehmen umkrempeln oder deinen Mitarbeitern unangenehme Situation bescheren – im Gegenteil: Du möchtest Signale setzen, die den Mitarbeitern eindeutig zeigen „Hier setzt sich was Gutes in Gang“.

Mögliche Aktionen

Es gibt viele Möglichkeiten, wie du beginnen kannst. Hier einige Möglichkeiten aus Unternehmen, die wir betreut haben:

• Gestalte deinen Raum in eine agilen Arbeitswelt um! (Z.B. bunte Sitzwürfel, Klebezettel…)
• Verändere deinen Konferenzraum!
• Integriere spielerisch Elemente in den Unternehmensalltag! (Es muss ja nicht gleich der berühmte Kickertisch sein..)
• Lade Mitarbeiter zu zwanglosen After-Work oder Pausenveranstaltungen ein, veranstalte ein gemeinsames Mittagessen rund um den Konferenztisch oder einen Diskussionsabend über ein spannendes Thema…!
• Stelle ein Leuchtturmprojekt auf agiles Projektmanagement um!
• Räume den Mitarbeitern in bestimmten Feldern einen höheren Budget-Verfügungsrahmen ein, über den sie selbst entscheiden dürfen, wenn sie unternehmerische Entscheidungen treffen möchten!
• Führen Sie flexible Arbeitszeiten ein!
•  …

Du merkst, viele Aktionen sind denkbar. In einem von uns betreuten Unternehmen legte der Vorstand seine Krawatte ab und trat nur noch mit Rollkragenpullover oder Hemdkragen auf.
Welche Aktion du wählst kommt letztlich auf dein Unternehmen an. Es geht darum, deutliche Signale zu senden, so dass alle merken, es ändert sich wirklich was.

Phase 3: Stärken und motivieren

Veränderung dauert – insbesondere die agile Transformation. Diese funktioniert nicht von heute auf morgen, umso wichtiger ist eine regelmäßige und gute Kommunikation.

• Handeln gemäß der Strategie verstärken
• Ergebnisse offen kommunizieren
• Trainingspläne veröffentlichen

Lasse deine Mitarbeiter mitgestalten!

Deine Mitarbeiter und Führungskräfte sollten die Fähigkeit erwerben die agile Transformation selbstständig mitzugestalten. Wie kann das aussehen?
Die Teams sollten zumindest in der Lage sein, ihre Team-Meetings selbst agil zu gestalten.

Auch denkbar ist es, die Grundlagenschulungen von Menschen aus der Organisation übernehmen zu lassen. Im Idealfall finden sich Menschen im Unternehmen, die sich als Multiplikatoren ausbilden lassen wollen. So hast du agile Coaches im Unternehmen, die jeder anrufen kann, wenn er eine Frage hat.

Setze auf Selbstverantwortung!

Es ist oft nicht leicht die Dinge aus der Hand zu geben, doch dies ist Teil eines agilen Wandels. Deshalb: Setze auf die Selbstverantwortung deiner Mitarbeiter!
Wir haben in Unternehmen oft beobachten können, dass sich Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen gefunden haben, um sich auf eine agile Methode wie zum Beispiel auf Design Thinking zu spezialisieren. Nach der Spezialisierung konnte jeder im Unternehmen die Mitarbeiter aus diesem Team anfragen, einen Design Thinking Workshop durchzuführen.

Unterstütze deine Mitarbeiter!

Unsere Erfahrung zeigt: viele Mitarbeiter haben Lust darauf, sich in agilen Methoden auszubilden. Derart motivierte Mitarbeiter sind das Beste was dir passieren kann! Nicht nur dass diese Mitarbeiter Multiplikatoren für agile Methoden sind; nein – sie tragen auf der zwischenmenschlichen Ebene dazu bei, die Begeisterung für die agile Transformation im Unternehmen zu verbreiten. Deshalb: unterstütze deine Mitarbeiter darin!

• Sorge dafür, dass engagierte Mitarbeiter die entsprechenden Schulungen auch erhalten!
• Mache im Unternehmen publik, dass es Mitarbeiter mit den entsprechenden Kompetenzen gibt und dass die Kollegen auf die Hilfe dieser Mitarbeiter zurückgreifen können!
• Nutze die neu erworbenen Skills Ihrer Mitarbeiter, unterstütze diese dabei, anderen Mitarbeitern erste Schritte zu vermitteln oder einen Workshop zu geben, denn so verbreitet sich die agile Transformation!
• Stelle sicher, dass diesen Mitarbeitern Zeit, Möglichkeiten und Budget für diese Vorhaben zur Verfügung stehen!

Bringe echtes Know How über agile Methoden in die Organisation!

Die frohe Kunde ist verbreitet, die Führungsebene und ein Teil der Mitarbeiter hat Erfahrungen mit Agilität machen können; jetzt ist es an der Zeit Know-how über agile Methoden in deine Organisation zu bringen! Dein Ziel ist es hier Wissen und Können an Ihre Mitarbeiter zu vermitteln, so dass du von externen Beratern unabhängig wirst.

Stelle dir dazu auch folgende Fragen, um dein Kommunikationsverhalten zu reflektieren. Diese Fragen kannst du auch deinem Transformationsteam, den Führungskräften im Team als auch

Diese Fragen helfen dir dabei die interne Kommunikation im Change zu verbessern

• Wie oft hast du in letzter Zeit über das Zielbild gesprochen?
• Wie oft bist du dazu in den Dialog getreten?
• Wie kannst du den Dialog und Austausch weiterhin fördern?
• Woran erkennst du, dass dein Team / deine Mitarbeiter das Zielbild verstanden haben und auch entsprechend handeln?
• Woran erkennst du, dass sie dieses neue Verhalten beibehalten?
• Wo siehst du schon Erfolge? Wie kannst du diese für andere sichtbar machen? Was können andere daraus lernen?
• Wie können Nachzügler (also Menschen, die noch im Raum der Ablehnung oder Verwirrung sind) davon profitieren?
• Wie kannst du den Erfolgen eine Bühne bieten? Über ihre Erlebnisse sprechen? (Beispielsweise in einem Video, Blogbeitrag, eventuell auf einem heißen Stuhl, bei einer kollegialen Fallberatung etc.)
• Wann hast du das letzte Mal über deine Kernbotschaften gesprochen?
• Welche Kernbotschaften haben sich nun neu ergeben?
• Wie kannst du die Change Story anpassen?
• Sind die Kernbotschaften menschlich, emotional, auf den Punkt gebracht, ehrlich und positiv?
• Wann hast du zum letzten Mal das persönliche Gespräch dazu gesucht?
• Wie kannst du Mitarbeiter miteinander ins Gespräch bringen? Wie können Mitarbeiter zu Mitarbeiter kommunizieren und so von der Veränderung begeistern?
• Wie schaffst du einen Erfahrungsaustausch?
• Wie kannst du die Führungskräfte in der Veränderung noch besser unterstützen?

Videos machen Botschaften greifbarer. Wie könntest du die Veränderung in einem Video darstellen? Eine Kundin von mir hat dazu mittels SAP Scenes (ein Werkzeugkoffer mit Figuren zum Aussschneiden, den man im Design Thinking verwendet) ein Erklärvideo erstellt. Inhalt und Ziel war die Fusionierung zweier Unternehmen inklusive einem Call to Action nach Fragen.

Das ist gut angekommen und war keine teure Filmproduktion.

Bleib dran mit der Kommunikation. In der nächsten Phase machen wir Erfolge sichtbar, damit du auch darüber berichten und informieren kannst.

Phase 4 – Veränderung festigen

Dabei solltest du immer wieder über Probleme und deren Lösung sprechen, weiterhin Erfolge kommunizieren.

Du kannst gar nicht oft genug die Change Story verwenden und an die Kernbotschaften der agilen Reise.

Mach agile Werte sichtbar. Hol Mitarbeiter, FK und Teams vor den Vorhang, die die agilen Werte und Prinzipien schon leben.

Lass sie selbst sprechen – wie Testimonials.

Achte auf Transparenz

Viel Freude damit.

Alles Liebe,

Bianca

Weiterführende Blogbeiträge die ich dir empfehle sind:

• Innovationstraining 
• Agile Transformation im Unternehmen gestalten – 3 erfolgreiche Tipps 
• Wie du mit möglichen Widerständen im Team umgehst.
• Und noch was fürs Herz. 20 inspirierende Zitate rund um das Thema Veränderung